Política de Privacidade

1. Quem somos

Esta Política descreve o tratamento de dados pessoais no Sistema de Aprovação de Despesas ("Plataforma"), operado por IDEEN SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS LTDA, CNPJ 27.524.044/0001-77, com sede em Rua Aliança Liberal 425, São Paulo, SP ("nós", "Controlador").

A Plataforma é destinada a empresas contratantes ("Empresa") e seus colaboradores autorizados ("Usuários"). Em muitos fluxos, a Empresa atua como controladora das atividades de seus colaboradores; nós tratamos dados conforme instruções do contrato e desta Política.

2. Dados que coletamos

2.1. Cadastro e conta

• Nome, e-mail, senha (armazenada de forma protegida) ou identificador Google (SSO);
• Papel na empresa, departamento, permissões e preferências de notificação;
• CPF ou CNPJ do colaborador e dados de favorecido vinculados, quando informados.

2.2. Despesas e operação financeira

• Valores, datas, categorias, centros de custo, histórico de aprovações e observações;
• Comprovantes, boletos, códigos de barras, chaves PIX e demais anexos enviados;
• Dados de beneficiários, contas bancárias e métodos de pagamento cadastrados;
• Informações de lotes de pagamento, exportações e conferência bancária.

2.3. Uso da Plataforma e segurança

• Registros de acesso, endereço IP, navegador, data e hora de operações relevantes;
• Logs técnicos para diagnóstico, prevenção a fraudes e melhoria do serviço.

2.4. Inteligência artificial

Quando habilitado, imagens e textos de documentos podem ser processados por provedores de IA (por exemplo, serviços Google) para classificar documentos, sugerir valores, categorias e dados de pagamento. O conteúdo é enviado apenas para fins de prestação do serviço contratado.

3. Finalidades e bases legais (LGPD)

Tratamos dados pessoais principalmente para:

• Execução do contrato com a Empresa e com o Usuário: operar fluxos de aprovação, pagamento, exportação e auditoria;
• Legítimo interesse: segurança, detecção de duplicidade de comprovantes, melhoria da Plataforma e comunicações operacionais essenciais;
• Cumprimento de obrigação legal: quando exigido por normas fiscais, trabalhistas ou regulatórias aplicáveis à Empresa;
• Consentimento: quando solicitado de forma específica (ex.: integrações opcionais ou comunicações de marketing, se oferecidas).

4. Compartilhamento

Podemos compartilhar dados com:

• Prestadores de infraestrutura (hospedagem em nuvem, banco de dados, armazenamento de arquivos), sob contratos de confidencialidade e proteção de dados;
• Google, para autenticação (OAuth), notificações (Google Chat), rotas (Google Routes) e processamento de IA, conforme políticas do provedor;
• Outros Usuários da mesma Empresa, conforme permissões (aprovadores, financeiro, administradores);
• Autoridades, quando houver determinação legal ou ordem judicial.

Não vendemos dados pessoais.

5. Armazenamento e segurança

Adotamos medidas técnicas e organizacionais compatíveis com o risco, incluindo controle de acesso por perfil, comunicação criptografada (HTTPS), segregação por empresa (multi-tenant) e backups. Anexos sensíveis permanecem em ambiente controlado com acesso restrito.

Os dados são mantidos pelo tempo necessário à prestação do serviço, obrigações legais e defesa de direitos, podendo ser anonimizados ou eliminados após término do contrato com a Empresa, conforme política interna e instruções do controlador.

6. Direitos do titular

Nos termos da Lei nº 13.709/2018 (LGPD), você pode solicitar, quando aplicável: confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade, eliminação de dados tratados com consentimento, informação sobre compartilhamentos e revogação de consentimento.

Colaboradores devem, em regra, contatar o administrador ou o setor de RH/privacidade da própria Empresa, que é a controladora das relações de trabalho. Pedidos diretamente ao operador da Plataforma podem ser enviados para: suporte@aprovacaodespesas.com.br

7. Cookies e tecnologias similares

Utilizamos cookies e armazenamento local estritamente necessários para manter a sessão autenticada e preferências de interface (ex.: tema). Não utilizamos, nesta sugestão, cookies de publicidade comportamental de terceiros.

8. Transferência internacional

Se provedores estiverem fora do Brasil, a transferência observará mecanismos previstos na LGPD (cláusulas contratuais, decisões de adequação ou consentimento específico, conforme o caso).

9. Crianças e adolescentes

A Plataforma não é dirigida a menores de 18 anos e não deve ser utilizada por eles, salvo previsão legal específica e autorização da Empresa controladora.

10. Alterações desta Política

Podemos atualizar este documento para refletir mudanças legais ou de produto. A data no topo indica a versão vigente. Alterações relevantes poderão ser comunicadas por e-mail ou aviso na Plataforma.

11. Contato

Encarregado de dados (DPO), se designado: [NOME E E-MAIL DO DPO].
Suporte geral: admin@aprovacaodespesas.com.br.